การสื่อสารภายในองค์กรสำคัญอย่างไร ช่วยพัฒนาองค์กรได้จริงหรือ?

การสื่อสารภายในองค์กร คือ กุญแจสำคัญที่จะทำให้ทุกคนมีความเข้าใจไปในทิศทางเดียวกัน เรียกได้ว่าเป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่จำเป็นต่อการสร้างทีมงานที่มีประสิทธิภาพเลยก็ว่าได้ ทั้งยังมีความสำคัญต่อการพัฒนาองค์กรอีกด้วย แต่รู้หรือไม่ การสื่อสารในบางรูปแบบอาจก่อให้เกิดผลเสียมากกว่าผลดี ดังนั้น ในบทความนี้ ทาง Plusitives จะพาทุกคนไปทำความรู้จักกับการสื่อสารในองค์กรว่ามีความสำคัญอย่างไร สื่อสารในรูปแบบใดจึงจะส่งผลดีต่อองค์กรมากที่สุด ซึ่งเป้าหมายหลัก ๆ ในการสื่อสารกันในองค์กรก็เพื่อที่จะให้เกิดความร่วมมือ หรือ Collaboration ทำให้การทำงานสามารถบรรลุ เสร็จสิ้น และได้เป้าหมายตามที่ตั้งใจ ดังนั้นการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและการสร้างความร่วมมือจึงเปรียบเหมือนกับ เหรียญหนึ่งเหรียญที่มีทั้งสองด้าน

การสื่อสารภายในองค์กร คือ อะไร
การสื่อสาร หรือ Communication ทาง Cambridge Dictionary ได้ให้ความหมายไว้ว่า “กระบวนการส่งต่อข้อความหรือข้อมูลจากสถานที่หรือบุคคลหนึ่งไปยังสถานที่อื่นหรือคนอื่นๆ” เพราะฉะนั้นแล้ว การสื่อสารภายในองค์กร หรือ Communication in organization ก็คือ กระบวนการส่งต่อข้อความหรือข้อมูลระหว่างคนในองค์กรเพื่อให้เกิดความคิดและความเข้าใจไปในทิศทางเดียวกัน สามารถทำงานร่วมกันจนบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้ ซึ่งการสื่อสารภายในองค์กร จะต้องอาศัยทักษะการสื่อสารที่ดี (Effective Communication Skills) มีการฟังอย่างตั้งใจ มี empathy ต้องรู้จักการให้ feedback อย่างสร้างสรรค์ มีความเคารพซึ่งกันและกัน อ้างอิงจากบทความบนเว็บไซต์ psychologytoday.com ด้วยเหตุนี้ องค์กรชั้นนำทั่วโลกจึงให้ความสำคัญกับการพัฒนาทักษะการสื่อสารมากขึ้น เพราะมีส่วนช่วยในการสร้างทีมงานที่มีประสิทธิภาพนั่นเอง

การสื่อสารภายในองค์กร มีกี่ประเภท
อ้างอิงจากบทความบนเว็บไซต์ Grace College การสื่อสารในองค์กรนั้นมีหลายประเภท แต่ถ้าแบ่งออกเป็นกลุ่มใหญ่ๆ จะมีทั้งหมด 3 ประเภทด้วยกัน ได้แก่

1.) Downward communication
การสื่อสารจากบนลงล่าง หรือ Downward communication เป็นการสื่อสารในองค์กรจากผู้บังคับบัญชาไปยังผู้ใต้บังคับบัญชา เช่น การสั่งงาน การประชุมงาน การให้ feedback เกี่ยวกับงานที่ทำ เป็นต้น

2.) Upward communication
การสื่อสารจากล่างขึ้นบน หรือ Upward communication เป็นการสื่อสารภายในองค์กรจากพนักงานไปยังระดับผู้บริหาร เช่น การขอคำแนะนำ การรายงานผลงาน เป็นต้น การสื่อสารอย่างตรงไปตรงมาแบบ Upward communication มักจะไม่เกิดขึ้นบ่อย หากองค์กร ยังขาดการสร้างความปลอดภัยทางด้านจิตใจ หรือ Psychological Safety เนื่องจากพนักงานส่วนใหญ่กลัวว่าจะได้รับผลตอบรับในทางลบจากผู้บริหารกลับมานั่นเอง

3.) Horizontal communication
การสื่อสารในแนวระนาบ หรือ Horizontal communication เป็นการสื่อสารในองค์กรระหว่างคนที่อยู่ในระดับเดียวกัน โดยที่ไม่เกี่ยวข้องกับคนที่มีตำแหน่งสูงหรือต่ำกว่า เช่น การพูดคุยกับเพื่อนร่วมทีม การปรึกษากันระหว่างผู้จัดการแผนก เป็นต้น

ความสำคัญของการสื่อสารภายในองค์กร มีอะไรบ้าง
1.) ช่วยลดโอกาสเกิดความขัดแย้ง
หากทุกคนในองค์กรมีการพัฒนาทักษะการสื่อสารจนอยู่ในระดับที่ดี (Effective Communication Skills) สามารถสื่อสารให้ทุกฝ่ายเกิดความเข้าใจตรงกัน ได้รับข้อมูลที่สำคัญครบถ้วน ก็จะช่วยลดปัญหาความขัดแย้งที่เกิดจาการเข้าใจผิดได้ นอกจากนั้นแล้วการสื่อสารภายในองค์กรที่ดี ยังช่วยลดความเครียดและความกดดันที่เกิดจากการทำงาน ส่งผลให้สมองส่วน Amygdala มีการทำงานลดลง และทำให้สมองส่วน Prefrontal cortex ทำงานได้ตามปกติ ควบคุมอารมณ์ได้ ลดผลกระทบต่อสุขภาพจิตในระยะยาว อ้างอิงจากบทความบนเว็บไซต์ Boise State University

2.) ช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน
หากการสื่อสารภายในองค์กรอยู่ในลักษณะที่ดีและมีประสิทธิภาพ ก็จะช่วยทำให้ทุกคนภายในทีมมีความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน มีการพูดคุยด้วยคำพูดเชิงบวก ให้กำลังใจกันและกัน เพื่อให้สามารถทำหน้าที่ของตนเองอย่างเต็มที่ อ้างอิงจากบทความของ Dr. Geri Puleoเมื่อทุกคนในทีมทำงานประสานกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ สื่อสารกันด้วยคำพูดเชิงบวก ตรงไปตรงมาแต่รักษาน้ำใจ ก็จะช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดอาการ Burnout ของสมาชิกภายในทีมได้อีกด้วย อ้างอิงจากบทความของ Dr. Geri Puleo

3.) ช่วยลดอัตรา Turnover
การสื่อสารภายในองค์กรที่ไม่มีประสิทธิภาพ ต้องมีการถามย้ำหรือต้องมีการอธิบายซ้ำๆ เพื่อให้ผู้รับสารได้ข้อมูลที่ชัดเจน เกิดความเข้าใจผิดสิ่งเหล่านี้อาจทำให้พนักงานเกิดความเบื่อหน่ายในการทำงาน ไม่อยากสื่อสารกับใคร อีกทั้งยังมีความรู้สึกว่าตนเองไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งขององค์กร สุดท้ายก็จะนำไปสู่การลาออกในที่สุด ดังนั้น การพัฒนาทักษะการสื่อสาร (Effective Communication Skills) เพื่อลดความไม่เข้าใจและช่องว่างในการสื่อสาร จึงมีความจำเป็นอย่างมาก เพื่อสร้างบรรยากาศการทำงานที่เป็นมิตร ทุกคนรู้สึกพึงพอใจกับงานที่ทำ สื่อสารกับคนอื่นๆ ได้ง่ายขึ้น สมองก็จะมีการกระตุ้นการทำงานของ Mesolimbic system และมีการหลั่งฮอร์โมน Dopamine ออกมาในปริมาณที่มากขึ้นตามไปด้วย อ้างอิงจากงานวิจัยของ Robert G. Lewis และทีม

4.) ช่วยพัฒนาความคิดสร้างสรรค์
การสื่อสารในองค์กรที่มีความชัดเจน จะทำให้แต่ละคนภายในทีมเข้าใจขอบเขตงานที่ได้รับมอบหมาย รู้ว่าหน้าที่ความรับผิดชอบของตนเอง รวมไปถึงรู้ว่าเป้าหมายของทีมคืออะไร ซึ่งช่วยสร้างแรงบันดาลใจในการทำงาน กระตุ้นให้ทุกคนคิดหาไอเดียใหม่ๆ เพื่อพัฒนางานให้มีคุณภาพมากยิ่งขึ้น นับว่าเป็นโอกาสที่จะช่วยพัฒนาทักษะความคิดสร้างสรรค์ อ้างอิงจากงานวิจัยของ Dan Barraclough พบว่า เมื่อทุกคนรู้หน้าที่และขอบเขตงานที่รับผิดชอบ เข้าใจเป้าหมายตรงกัน ก็ช่วยพัฒนาความคิดสร้างสรรค์ค์ให้ดีขึ้นจากเดิมได้ถึง 25% เลยทีเดียว

เทคนิคพัฒนาการสื่อสารภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพ
1.) เลือกใช้เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ
ในปัจจุบันองค์กรชั้นนำหลายแห่งมีรูปแบบการทำงานแบบ hybrid มีทั้งพนักงานที่ทำงานอยู่บ้านและทำงานอยู่ที่ออฟฟิศ ทำให้การสื่อสารภายในองค์กรยากขึ้นและอาจพบอุปสรรคมากมายหลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของเวลา การส่งงาน การสอบถามความคิดเห็น ฯลฯ โปรแกรมสำหรับการสื่อสารกับคนภายในทีมอย่าง Zoom , Google Meet , MS Teams และอื่นๆ จึงเป็นตัวเลือกที่ดีที่จะช่วยแก้ไขปัญหาการสื่อสารระหว่างคนในทีม และช่วยให้ทำงานประสานกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเทียบเท่ากับการทำงานด้วยกันที่ออฟฟิศ

2.) มีการพบปะกับทีมเป็นประจำ
การพูดคุยพบปะกันเป็นประจำจะช่วยทำให้ทีมของคุณมีการพัฒนาทักษะการสื่อสาร รู้เทคนิคว่าต้องอธิบายอย่างไรจึงจะทำให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน รู้ว่าเป้าหมายของทีมคืออะไร โดยอาจจะเป็นการนัด Meeting ทีมอาทิตย์ละครั้ง เป็นการคุยกันในระยะเวลาสั้นๆ แลกเปลี่ยนความคิดเห็น ความคืบหน้าของงาน ได้ฝึกใช้ภาษาและท่าทางมากขึ้น ก็จะช่วยพัฒนาการสื่อสารภายในองค์กรให้เป็นไปในทิศทางที่ดีได้เช่นกัน

3.) สนับสนุนให้เกิดการสื่อสาร 2 ทาง (Two-way communication)
การสื่อสาร 2 ทาง คือ การสื่อสารที่มีการโต้ตอบระหว่างผู้ส่งสารและผู้รับสาร ซึ่งการสื่อสารในรูปแบบนี้จะทำให้ทุกคนกล้าที่จะแสดงความคิดเห็น กล้าที่จะถามคำถามที่ตนเองสงสัย ลดโอกาสเกิดความเข้าใจผิดระหว่างเพื่อนร่วมทีม โดยอาจจะเริ่มจากการสร้างบรรยากาศที่เป็นมิตร เพื่อคนในทีมรู้สึกปลอดภัยและกล้าที่จะพูดในสิ่งที่ตนเองคิด หรืออาจจะเริ่มจากการชวนคุยและถามความคิดเห็นในหัวข้อทั่วไปเพื่อสร้างความเคยชิน ก็จะช่วยพัฒนาการสื่อสารภายในองค์กรได้เช่นกัน

4.) ให้ Feedback ที่สร้างสรรค์และชัดเจน
การให้ Feedback งานก็นับว่าเป็นการสื่อสารภายในองค์กรอย่างหนึ่งที่จะพาทุกคนในทีมไปสู่ความสำเร็จได้ โดยควรให้คำแนะนำที่ชัดเจนว่าควรทำอะไร ควรหลีกเลี่ยงอะไรบ้าง ให้มีครบทุกรายละเอียด เพื่อให้ทุกคนในทีมเข้าใจตรงกัน และสามารถดำเนินงานได้อย่างถูกต้อง ตรงตามแผนที่ได้วางไว้ตั้งแต่แรก ซึ่งควรระมัดระวังในการใช้คำพูด เพราะอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดและเกิดความขัดแย้งตามมา

การสื่อสารภายในองค์กรมีความสำคัญและส่งผลต่อความสำเร็จขององค์กรเป็นอย่างมาก จึงควรมีการพัฒนาทักษะการสื่อสารให้กับพนักงานทุกระดับ เพื่อให้สภาพแวดล้อมในการทำงานเป็นมิตรต่อพนักงาน ส่งผลให้โปรเจ็กต์ต่างๆ ดำเนินไปได้ด้วยดีและช่วยให้องค์กรเติบโตอย่างมั่นคง ดังนั้น เริ่มต้นพัฒนาตอนนี้ก็ยังไม่สาย แค่ลองทำตามบทความนี้ Plusitives เชื่อว่าทุกคนจะสามารถสร้างการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพให้เกิดขึ้นภายในองค์กรได้อย่างแน่นอน

ขอบคุณข้อมูลอ้างอิงจาก
http://203.157.7.7/KM/blog/myfile/1363329560.pdf
https://www.entrepreneur.com/living/how-effective-employee-communication-boosts-productivity/367864
https://www.betterup.com/blog/why-communication-is-key-to-workplace-and-how-to-improve-skills
https://www.spiceworks.com/hr/engagement-retention/guest-article/effective-communication-in-the-workplace-how-and-why/
https://www.lifesize.com/blog/communication-strategies/